Aftalegrundlag
Det er altid TOPCO A/S (Herefter TOPCO) aftalegrundlag der er gældende som første prioritet og afgørende ved tvivl.
Ordreafgivelse
Ordreafgivelse og vareleverancer sker ved direkte kontakt mellem leverandør og medlem eller gennem TOPCO.
Fakturering
- Fakturering direkte til TOPCO dvs. ingen faktura til medlem.
- TOPCO videresender straks faktura til medlem.
- Faktura skal tydeligt være påført MEDLEMS NR og NAVN på det medlem, der har bestilt leverancen.
- Det enkelte medlems ordre nr./reference, samt varens leveringsadresse skal ligeledes fremgå af fakturaen.
- Faktura og kreditnota fremsendes via EDI.
- I opstartsperioden sendes PDF faktura og PDF kreditnotaer til faktura@topco.dk.
- Ved manuelle fakturaer eller kreditnotaer, fremsendt pr. brev, pålægges et håndteringsgebyr på kr. 150,- pr. faktura eller kreditnota.
Faktura registrering
En faktura registreres altid i TOPCO´s bogholderi samme dag den modtages (fredag dog senest kl. 10.00). Registreringsdagen lægges til grund ved beregning af forfaldsugen i henhold til de aftalte betalingsbetingelser.
Betaling
TOPCO betaler forfaldne poster hver fredag i forfaldsugen.
Med hver betaling følger en specifikation på mail over de udlignede poster, herunder beregnede kasserabatter m.v. Enhver faktura, der modtages senere end 30 dage efter leveringsdatoen, udløser et håndteringsgebyr på kr. 150,-
Åbne poster
For, at TOPCO på bedste vis kan udligne sit mellemværende med leverandører, fremsender leverandør kontoudtog med åbne poster hver måned i Excel til kontoudtog@topco.dk
Ikke tidligere modtagne faktura registreres i TOPCOs bogholderi samme dag de modtages (fredag dog senest kl. 10.00). Registreringsdagen lægges til grund ved beregning af forfaldsugen i henhold til de aftalte betalingsbetingelser.
Kreditrisiko
Kreditrisikoen påhviler TOPCO sammen med forpligtelsen til sikker og rettidig betaling.
Fremvalutering
I tilfælde, hvor en leverandør indgår en aftale med et medlem om længere kredittider, bærer leverandøren selv kreditrisikoen for den forlængede periode, hvormed den normale kredittid er forlænget. Dette gælder uanset om TOPCO allerede måtte have betalt den pågældende faktura.
Bonus
Bonus forfalder i henhold til samhandelsaftale. Betaling/modregning skal være afsluttet senest d. 28. februar i det efterfølgende kalenderår. Ved overskridelse af aftalt forfaldstid/ manglende modregningsadgang, vil TOPCO tilskrive en rente på 1,5 %, dog minimum kr. 5.000 pr. påbegyndt måned.
Ved individuel bonus vil juridisk/økonomisk eller kæde-sammenhængende forretninger blive betragtet som én enhed ved afregningen.
Priser
Alle priser skal være elektronisk indmeldt til TOPCO. Det er leverandørens ansvar, at sortiment og priser løbende bliver opdateret. I modsat fald vil TOPCO kunne opkræve et datagebyr for manuelle tilpasninger på min. kr. 150,-. Tilmeldte priser skal fremgå af faktura og danne basis for eventuelle rabatter.
Prisændringer på varelinje niveau skal være TOPCO i hænde senest 30 dage før ikrafttræden.
Priser fremsendes til priser@topco.dk i TOPCOs til hvert tid gældende format eller uploades direkte af leverandører i TAS (TOPCO Administrations system).
Produktansvarsforsikring
Leverandøren indestår for, at leverede varer til TOPCO og dets medlemmer altid opfylder gældende myndighedskrav.
Leverandøren er forpligtet til, at tegne produktansvarsforsikring for samtlige produkter. Eventuelle ændringer skal omgående meddeles til TOPCO.
Markedsføringskampagner
Hvis der kontraktligt, er aftalt markedsføring er leverandøren forpligtiget til, at deltage aftalt markedsføring i løbet af året, som der indkaldes til. Ønsker leverandøren ikke, at deltage i indkaldte markedsføring fremsender TOPCO faktura på reserveret markedsføring uagtet deltagelse.
Leverandørens forpligtelser
Leverandøren indestår ifm. en aftalt og godkendt markedsføringskampagne for, at kunne levere et tilstrækkeligt antal varer til tiden. Skulle der opstå leveringsproblemer, så er det leverandørens pligt, at meddelelse dette til TOPCO hurtigst muligt og inden tryk af avisen således, at kampagnen kan stoppes eller ændres.
Yderligere forventes det, at leverandøren fremskaffer en egnet erstatningsvare til kampagnen. I modsat fald vil TOPCO være berettiget at afkræve en bod på markedsføringstilskuddets beløb og kunne kræve kampagnen gentaget på et senere tidspunkt. Leverandøren er i denne situation forpligtet til, at betale det aftalte markedsføringstilskud til kampagnen, selv om kampagnen ikke bliver gennemført.
Ligeledes er leverandøren forpligtet til, at leverer markedsføringsmaterialer til tiden og i egnet kvalitet for, at kunne deltage i kampagnen (billeder, varetekster m.m.). I modsat fald og efter, at have rykket hhv. kommunikeret en klar tidsfrist tillader TOPCO sig, at fremsende en faktura for afholdte omkostninger for selv, at have tilvejebragt de nødvendige materialer.
Gyldighed
Såfremt intet andet er aftalt, er aftalen gældende indtil ny foreligger.
Aftalen kan dog opsiges af en af parterne med 6 måneders skriftligt varsel
01-03-2019
Samhandelsbetingelser